Warum setzen NGOs und Verbände auf Marketing-Automation?

Um eine effiziente Sammlung und Verteilung von Spenden zu gewährleisten, stehen NGOs und Verbände vor verschiedenen Herausforderungen. Einerseits müssen sie die von den Spendern gewählten Ursachen effizient und professionell unterstützen. Andererseits müssen sie Spenden und Spender optimal verwalten, während sie die Investitionen in Supportfunktionen begrenzen. Hier kommt die Implementierung von Marketing-Automation-Software ins Spiel.

Personalisierung der an Spender gesendeten Inhalte erhöhen

Die bekanntesten NGOs und Verbände verwalten gleichzeitig verschiedene Ursachen und richten sich an verschiedene Zielgruppen auf verschiedenen Kontinenten. Spender können einerseits empfindlich auf eine begrenzte Anzahl von Ursachen reagieren, die einen persönlichen Einfluss auf ihren Alltag haben. Andererseits möchten sie möglicherweise nur für einen bestimmten Typ von Ursache spenden (z. B. humanitäre Angelegenheiten, Umwelt, Menschen- oder Tierschutz). Daher ist es wichtig, den Spendern eine präzise Botschaft zu vermitteln, um eine Kommunikationsüberlastung zu vermeiden und die langfristige Unterstützung der Spender nicht zu gefährden. Marketing-Automation wirkt dabei auf zwei Ebenen:

• Die Wünsche der Spender werden durch die Bereitstellung eines Präferenzzentrums, das über einen Link in allen Kommunikationen zugänglich ist, berücksichtigt. Sobald eine Person die Art der Kommunikation ändern möchte, wird ihr Wunsch sofort erfüllt und in der Regel innerhalb von 24 Stunden umgesetzt.
• Die Implementierung von Scoring- und Tracking-Tools, um die Auswirkungen der verschiedenen Kommunikationen auf das Verhalten der Spender zu bewerten. Diese Strategie ermöglicht oft eine Begrenzung der Anzahl der E-Mails, die über einen bestimmten Zeitraum an Kontakte gesendet werden, und verbessert so ihr langfristiges Engagement.

Gezieltes Spenden-Tracking ermöglichen

Marketing-Automation-Tools bieten NGOs und Verbänden die Möglichkeit, Spenden, die durch ihre Marketingaktivitäten generiert werden, zu kategorisieren und in ihrem CRM einer spezifischen Ursache zuzuordnen. Dadurch können Spenden detailliert verfolgt werden. Beispielsweise ist es sehr einfach, allen Spendern per E-Mail zusätzliche Informationen über die Kampagne zu kommunizieren, wie:

• Die Gesamtspendensumme mit einer Dankesnachricht;
• Die verschiedenen Maßnahmen, die für diese Ursache ergriffen wurden, mit detailliertem Fortschrittsbericht;
• Gegebenenfalls eine Bitte um zusätzliche Spenden;
• Einen Bericht über die Erfolge, die dank der Spenden erzielt wurden.

Dank Marketing-Automatisierung können diese Kommunikationen automatisiert und personalisiert werden, wodurch NGOs und Verbände ihre Beziehung zu Spendern optimieren und sie effektiv und zielgerichtet informieren können.

Schnelles Handeln in Notfällen

Einige Ursachen tolerieren keine Prokrastination. Wenn es darum geht, Spenden für den Umgang mit Erdbeben, Überschwemmungen oder Bränden zu sammeln, zählt jede Minute. Wenn NGOs und Verbände bereits ein bestehendes Marketing-Automatisierungssystem haben, können sie mit nur wenigen Klicks alle ihre Kampagnen aktivieren. Die vorherige Konfiguration ermöglicht es, eine Kampagne in weniger als 2 Stunden zu erstellen und zu testen, vorausgesetzt, dass Texte und Bilder bereit zur Verwendung sind. Andernfalls kann dieser Vorgang leicht mehr als 4 Stunden in Anspruch nehmen, insbesondere aufgrund der Notwendigkeit, E-Mails oder Webseiten in mehreren Sprachen zu erstellen.
Die anfängliche Investition, sowohl finanziell als auch personell, ist recht hoch. Langfristig erkennen NGOs und Verbände jedoch schnell, dass die Marketing-Automatisierung den Druck auf ihre Teams verringert und ihre Fähigkeit erhöht, eine größere Anzahl von Kampagnen in sehr kurzer Zeit zu bewältigen.

Netzwerke von Freiwilligen mit wenigen Klicks verwalten und aktivieren

NGOs und Verbände stützen sich immer auf ein solides Netzwerk von Freiwilligen. Diese Freiwilligen erledigen einfache oder wertvolle Aufgaben, um den reibungslosen Ablauf der Organisation sicherzustellen und sich für die ihnen am Herzen liegende Sache einzusetzen. Das Management der Freiwilligen ist entscheidend, aber komplex. Es ist notwendig, eine klare, effiziente und qualitativ hochwertige Organisation für Menschen einzurichten, die ihre Zeit ohne finanzielle Entschädigung zur Verfügung stellen. Um diese Qualität zu gewährleisten, erweisen sich Marketing-Automatisierungssoftware als echte Lösung. Sie bieten wertvolle Unterstützung in den folgenden Situationen:

• Organisation von Veranstaltungen und entsprechendem Follow-up.
• Sammlung und Verwaltung von Leads durch Freiwillige (z. B. über ein Formular auf einem Tablet).
• Verbreitung von spezifischen Informationen für Freiwillige.

Verbessern der Transparenz durch eine gut strukturierte institutionelle Kommunikation

In der Schweiz suchen viele Familien, Vereine und Unternehmen nach unterstützenswerten Zwecken. Zum Beispiel organisiert ein privates Unternehmen eine Wohltätigkeitsfußballveranstaltung und möchte mit den gesammelten Geldern spenden. Im Allgemeinen sind die Auswahlkriterien einfach:

• Ist diese NGO/Verband seriös?
• Welche Zwecke unterstützt diese Organisation?
• Welche Ergebnisse wurden erzielt?
• Wird meine Spende direkt für die von mir unterstützte Ursache verwendet? Ist diese Organisation der vertrauenswürdigste Kanal dafür?

Große NGOs und Verbände in der Schweiz implementieren Integrationsprogramme („Onboarding-Programme“). Sie kommunizieren transparent während der ersten 6 bis 8 Wochen nach der ersten Spende und nutzen dazu eine Reihe von E-Mails:

• Wer sind wir?
• Welche Ursachen unterstützen wir?
• Welche unserer Aktionen haben die größte Wirkung?
• Wie sind wir organisiert? Wie finanzieren wir unsere Aktivitäten?
• Wie kann man Freiwilliger werden?

Das Ziel ist es, eine vertrauensvolle Beziehung zu Spendern aufzubauen, damit sie keine Bedenken haben, in Zukunft weitere Spenden zu tätigen.

Und vor allem… das Verhältnis zwischen Marketingkosten und Spendenniveau verbessern

Wenn Sie spenden, hoffen Sie, dass der Großteil des Betrags direkt zum Nutzen der Ursache verwendet wird. NGOs und Verbände müssen jedoch eine qualitativ hochwertige administrative und logistische Struktur aufbauen. Sie benötigen talentierte Mitarbeiter und materielle Ressourcen, um eine effiziente Verwaltung und Verteilung der Spenden sicherzustellen. Dies stellt eine ständige Herausforderung für diese Organisationen dar: Wie können sie ihre Handlungsfähigkeit verbessern und gleichzeitig die Kosten für Supportfunktionen begrenzen?
Im Bereich des Marketingteams kommt hier die Marketing-Automatisierung zum Einsatz. Die Implementierung von Tools wie Marketing Cloud oder HubSpot verbessert nicht nur die Kommunikation mit Spendern, sondern steigert auch die Produktivität des Marketingteams, indem automatisierte Aufgaben mit geringem Mehrwert übernommen werden. Dadurch können die Teams sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, nämlich die Schaffung zielgerichteter Kampagnen zur Generierung neuer Spenden für eine Sache.

So bietet die Marketing-Automatisierung NGOs und Verbänden die Möglichkeit, ihre Ressourcen zu optimieren, ihre operative Effizienz zu steigern und die Wirkung ihrer Maßnahmen zu maximieren, während gleichzeitig gewährleistet wird, dass Spenden effizient und transparent eingesetzt werden.